Plus qu’une simple animation, régions, départements et communes sont bien conscients de l’appel d’air économique que représente un festival. Son organisation suppose un certain nombre de dépenses, artistiques et logistiques, et la venue de festivaliers entraîne un complément d’activité pour les commerçants et acteurs économiques locaux. Fort de ce constat, le Pays Bourgogne Nivernaise qui regroupe 8 communautés de communes a demandé une étude afin de donner aux organisateurs les clés pour réussir économiquement à créer et à faire perdurer un festival. Voici ce qu’il faut en retenir :

Diversifier le financement

Le financement, c’est le nerf de la guerre. Il est perpétuellement dans la tête de tout organisateur. Les premières ressources se trouvent souvent dans les subventions accordées par différentes instances publiques. Or, en cette période de crise, c’est souvent le secteur culturel qui trinque en premier. Résultat, le niveau des subventions publiques risque de diminuer, au moins à court et moyen termes. Il est donc nécessaire de trouver d’autres types de financement. Par ailleurs, la dépendance à une seule source de financement (un seul grand partenaire privé, ou 100% d’autofinancement par exemple) n’est jamais bonne, car elle menace la pérennité du festival en cas de défaillance de cette source unique.

Choyer les partenaires privés

Les entreprises et leurs fondations ont souvent la possibilité d’investir dans un projet culturel. Cela leur permet de défiscaliser. Elles doivent alors devenir des interlocuteurs privilégiés. Il faut leur proposer des projets dans lesquels elles peuvent se reconnaître. Il n’est, de ce fait, pas conseillé d’envoyer un dossier type à tous les partenaires sollicités : il convient d’adapter la présentation du festival en mettant en avant les aspects qui retiendront l’attention du bailleur de fonds potentiel. Une fois le partenariat établi, il ne faut pas oublier également d’entretenir cette relation, en réalisant un retour, un bilan ou une rencontre… Si la fréquentation du festival a été bonne, l’opération « Publicité » le sera forcément pour l’entreprise. Un bon moyen d’assurer un financement pour l’année suivante. Car l’objectif premier des entreprises reste de faire du profit. Il faut leur laisser entrevoir un profit potentiel qui sera engrangé suite à sa participation au financement : publicité dans le festival ou sur les affiches, invitations pour des clients de l’entreprise dans, par exemple, un carré VIP… Pour les plus grands festivals, cet espace peut même être géré directement par le financeur.

Augmenter la part d’autofinancement

Il est toujours délicat d’augmenter le prix des billets pour faire un meilleur chiffre, d’autres leviers existent. Ce sont donc les recettes complémentaires qui doivent être optimisées comme la vente de boissons et de collations, de produits dérivés (livre- programme, T-Shirt…). Le festival peut aussi ouvrir ses portes à des commerçants. Ces marchands paieraient une redevance pour être autorisés à s’installer. On peut également imaginer un partenariat avec des commerçants locaux.

Les crédits publics à ne pas oublier

Pour des projets spécifiques, les associations peuvent aussi prétendre à des crédits autres que ceux destinés à soutenir l’animation culturelle. Par exemple, un festival qui organise des activités avec certains groupes sociaux (ateliers, stages…) pourra prétendre à des crédits destinés à favoriser des actions sociales. De même, si dans le cadre d’un festival, certaines formations sont organisées en direction de personnes actives (au chômage ou non), les organisateurs pourraient solliciter des aides de la région, en charge de la formation professionnelle (dans le cas de stages s’adressant à des salariés en formation continue par exemple).

Attention à la trésorerie

Pour bon nombre d’organisateurs, les subventions sont un casse-tête. Leur demande prend du temps, et leur versement encore plus. Entre-temps, il faut pouvoir préparer le festival et donc dépenser avant de toucher les fruits de l’évènement. Il est nécessaire d’avoir une avance de trésorerie. Un luxe pour beaucoup. C’est pour cette raison que le Pays Bourgogne Nivernaise préconise de négocier avec les investisseurs du privé sur plusieurs années.

Maîtriser les risques juridiques

C’est un paramètre à ne surtout pas oublier. Depuis quelques années, le bénévolat fait l’objet de contrôles fiscaux et juridiques de plus en plus importants. Le but est de se protéger de toute accusation de travail dissimulé et de ne pas risquer de tout perdre lors d’un procès. Il existe une définition : « Est bénévole toute personne qui s’engage librement pour mener une action non salariée en direction d’autrui, en dehors de son temps professionnel et familial » (Avis du Conseil Economique et Social du 24 Février 1993), mais cette définition n’a aucune valeur juridique, rappelle le Pays Bourgogne Nivernaise. La jurisprudence a construit un statut du bénévole : un bénévole n’est soumis à aucun lien de subordination, il ne reçoit pas de directives impératives, il n’est pas astreint à un horaire et, bien évidement, ne reçoit pas de rémunération.

Alors voici quelques conseils pour aider les organisateurs à prendre quelques précautions juridiques :

  • Pour éviter tout problème, il est possible de faire signer aux bénévoles une convention de bénévolat qui rappelle aux deux parties les conditions dans lesquelles s’effectue l’activité du bénévole (pas de rémunération, pas de contraintes d’horaires, pas de hiérarchie).
  • Ensuite, le festival a intérêt à cadrer les choses : préciser que les horaires ne sont pas contraints mais donnés à titre indicatif, même si, pour la bonne marche de l’événement, le bénévole est appelé à se présenter à son poste à l’heure dite, et s’attacher à ce que la valeur des cadeaux et avantages accordés aux bénévoles ne soit pas trop élevée.